Wat gebeurt er als een uitzendkracht ziek is of zich vaak ziekmeldt?

Frequent verzuim betekent dat een werknemer zich binnen een bepaalde periode meerdere keren ziekmeldt, ongeacht de duur per melding. Bij uitzendkrachten geldt hetzelfde uitgangspunt als bij vaste medewerkers: drie of meer ziekmeldingen in twaalf maanden wordt doorgaans als frequent beschouwd.

Het verschil met langdurig verzuim is dat het bij frequent verzuim niet gaat om één langdurige uitval, maar om een terugkerend patroon van kortere periodes. Juist dat patroon is een belangrijk signaal voor zowel het uitzendbureau als de opdrachtgever.

Frequent verzuim heeft directe gevolgen voor de capaciteit, planning en productiviteit van de opdrachtgever. Tegelijkertijd is het voor de werknemer vaak een teken dat er iets speelt. Op het werk, thuis of in de gezondheid.

Een uitzendkracht ziekmelden doet iemand niet zomaar. Veelvoorkomende oorzaken van frequent verzuim zijn:

• Fysieke overbelasting door zwaar of eenzijdig werk;
• Mentale druk, werkstress of burn-outklachten;
• Privéomstandigheden zoals mantelzorg of financiële problemen;
• Een mismatch tussen werknemer en opdracht;
• Spanningen op de werkvloer of een onveilige werkomgeving.

Frequent verzuim aanpakken begint daarom altijd met één centrale vraag: wat is de onderliggende oorzaak?

Stap 1: Signaleren van het verzuimpatroon

De eerste stap bij frequent verzuim is het herkennen en analyseren van het patroon. Valt iemand steeds op maandagen of vrijdagen uit? Ontstaan de meldingen na zware diensten? Of begon het verzuim precies bij de start van een bepaalde opdracht?

Door het patroon in kaart te brengen, wordt duidelijk waar het verzuimgesprek over moet gaan en welke richting de oplossing op moet.

Stap 2: Het verzuimgesprek voeren

Bij frequent verzuim is een verzuimgesprek verplicht onderdeel van een goed verzuimbeleid. Een verzuimgesprek is geen functioneringsgesprek en geen disciplinaire maatregel. Het is een gesprek om te begrijpen wat er speelt en samen naar een oplossing te zoeken.

In een verzuimgesprek komen de volgende onderwerpen aan bod:

• Hoe het met de werknemer gaat, zowel fysiek als mentaal;
• Of er signalen zijn van overbelasting of stress;
• Of het werk nog passend is qua tempo, tijden en inhoud;
• Welke omstandigheden het verzuim mogelijk beïnvloeden;
• Wat nodig is om de inzetbaarheid te verbeteren.

Privéomstandigheden die een rol spelen, zoals mantelzorg, stress thuis of financiële zorgen, worden in het verzuimgesprek met respect en discretie behandeld. Deze informatie wordt niet gedeeld met de opdrachtgever.

Stap 3: Onderzoeken of het werk nog passend is

Wanneer een uitzendkracht ziek uitvalt door werk dat fysiek of mentaal niet aansluit, lost alleen aanwezigheidsbeleid niets op. Dan moet worden onderzocht of de opdracht nog wel de juiste is.

Redenen waarom werk niet passend kan zijn:

• De fysieke belasting is te hoog voor de werknemer;
• Het werktempo of de werkdruk sluit niet aan bij de belastbaarheid;
• De werktijden zijn onverenigbaar met de privésituatie;
• De inhoud van het werk wijkt af van wat vooraf was afgesproken.

Mogelijke oplossingen zijn onder meer aangepaste werkzaamheden, andere werktijden, extra begeleiding, overplaatsing naar een andere afdeling of een volledig andere baan die beter bij de werknemer past.

Stap 4: Passende oplossing voor werknemer én opdrachtgever

Frequent verzuim raakt altijd meerdere partijen tegelijk. De werknemer heeft behoefte aan ondersteuning en passend werk. De opdrachtgever heeft behoefte aan betrouwbare bezetting en continuïteit. Het uitzendbureau is verantwoordelijk voor het bewaken van beide belangen.

Een goede oplossing verschilt per situatie:

• Soms is één goed verzuimgesprek genoeg om duidelijkheid te scheppen;
• Soms is tijdelijke vervanging nodig om de capaciteit op peil te houden;
• Soms is herplaatsing op een andere opdracht de meest duurzame keuze.

Het doel is niet om een werknemer zo snel mogelijk te vervangen. Het doel is om de juiste oplossing te vinden, voor de werknemer én voor de opdrachtgever.

Voor opdrachtgevers is frequent verzuim in de eerste plaats een capaciteitsvraagstuk. Als een uitzendkracht ziek is en regelmatig uitvalt, heeft dat directe operationele gevolgen:

• Gaten in het rooster die moeilijk op te vullen zijn;
• Lagere productiviteit en vertraging in werkprocessen;
• Extra druk op vaste medewerkers die taken overnemen;
• Verhoogde kosten door spoedvervanging of overwerk;
• Verstoring van de planning op de langere termijn.

Duidelijke en tijdige communicatie is in deze situaties essentieel. De opdrachtgever moet weten waar hij aan toe is, onder dat medische of privégegevens van de werknemer worden gedeeld.

Bij ziekteverzuim van een uitzendkracht gelden de regels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een opdrachtgever heeft geen recht op medische informatie over een zieke uitzendkracht. Die gegevens zijn en blijven privé.

Wat wél bespreekbaar is met de opdrachtgever:

• Of de werknemer beschikbaar is en wanneer;
• Of er vervanging nodig is;
• Of bepaalde werkzaamheden (tijdelijk) niet passend zijn;
• Wanneer er opnieuw contact is over de inzetbaarheid.

Zo beschermt het uitzendbureau de privacy van de werknemer én geeft het de opdrachtgever voldoende grip op de bezetting.

Een professioneel uitzendbureau neemt bij frequent verzuim een actieve rol. Wachten tot het probleem vanzelf verdwijnt is geen optie, niet voor de werknemer, en niet voor de opdrachtgever.

Een goed uitzendbureau:

• Signaleert verzuimpatronen vroeg en handelt proactief;
• Voert verzuimgesprekken volgens een vaste aanpak;
• Onderzoekt de oorzaak en kijkt verder dan de ziekmelding zelf;
• Houdt rekening met privéomstandigheden en behandelt die vertrouwelijk;
• Zoekt actief naar een oplossing die werkt voor werknemer én klant;
• Communiceert transparant met de opdrachtgever over capaciteit en planning;
• Bespreekt tijdig vervanging als de continuïteit in gevaar komt.

Bij Intro laten we een ziekmelding niet voor zich uitspreken. Bij frequent verzuim voeren we verzuimgesprekken om te begrijpen wat er écht speelt, want achter een terugkerende ziekmelding gaat vaak meer schuil dan alleen een fysieke klacht. We kijken naar privéomstandigheden die het fysieke of mentale gestel van de werknemer beïnvloeden, en we onderzoeken of de opdracht zelf nog wel passend is. Klopt de werkdruk? Sluiten de tijden aan? Past het werk bij de persoon? Vanuit die inzichten zoeken we naar een oplossing die werkt voor zowel de werknemer als de opdrachtgever. Of dat nu begeleiding, aangepast werk of herplaatsing is. Want frequent verzuim heeft direct invloed op de capaciteit van de opdrachtgever, en daar handelen we snel op.

Frequent verzuim bij een uitzendkracht is een signaal, geen incident. Het heeft invloed op de capaciteit van de opdrachtgever, op het welzijn van de werknemer en op de continuïteit van het werk.

Bij Intro voeren we verzuimgesprekken, kijken we naar de oorzaak of dat nu werk is dat niet past of privéomstandigheden die het fysieke en mentale gestel beïnvloeden, en zoeken we naar een oplossing die werkt voor zowel de werknemer als de opdrachtgever. Zo wordt frequent verzuim niet alleen opgelost, maar ook voorkomen.