Zo schrijf je een goede zakelijke brief

Een zakelijke brief is een formele brief die wordt gebruikt voor professionele communicatie. Dit kan gaan om correspondentie tussen bedrijven, communicatie met klanten of leveranciers, sollicitaties, klachten of officiële verzoeken. In tegenstelling tot een informele e-mail of brief, heeft een zakelijke brief schrijven een duidelijke structuur en een professionele toon.

Een zakelijke brief blijft een belangrijk communicatiemiddel. Een formele brief heeft een officiële status en wordt vaak gebruikt in situaties waar zorgvuldige documentatie vereist is. Denk aan contractonderhandelingen, klachtenprocedures of formele aanvragen. Bovendien straalt een goed geschreven zakelijke brief professionaliteit en betrouwbaarheid uit.

Een zakelijke brief volgt een vaste structuur om overzichtelijk en professioneel over te komen. Hieronder de standaard opbouw zakelijke brief:

1. Jouw adres – Bovenaan, links uitgelijnd.
2. Datum – Onder je adres, bijvoorbeeld: 12 maart 2025.
3. Gegevens van de ontvanger – Naam, functie, bedrijfsnaam en adres.
4. Betreft – Korte aanduiding van het onderwerp van de brief.
5. Aanhef – “Geachte heer/mevrouw [achternaam]” of “Geachte heer/mevrouw” als de naam onbekend is.
6. Inleiding – Kort en duidelijk aangeven waarom je schrijft.
7. Middenstuk – Hier geef je alle details en onderbouwing.
8. Afsluiting – Samenvatting en eventueel een call-to-action.
9. Slotgroet – Bijvoorbeeld: “Met vriendelijke groet,” gevolgd door je naam en handtekening.

De aanhef is cruciaal in een zakelijke brief. Idealiter richt je je direct tot de juiste persoon, zoals:

✔️ Geachte heer Jansen,
✔️ Geachte mevrouw De Vries,

Ken je de naam niet? Dan kun je schrijven:

✔️ Geachte heer/mevrouw,

Na de aanhef start je met een duidelijke inleiding waarin je meteen uitlegt waarom je de brief schrijft. Bijvoorbeeld:

“Hierbij wil ik u informeren over…” of “Met deze brief wil ik reageren op…”

Hieronder een concreet zakelijke brief voorbeeld:

[Jouw naam]
[Adres]
[Postcode en plaats]
[E-mail en telefoonnummer]

[Bedrijfsnaam ontvanger]
T.a.v. [Naam contactpersoon]
[Adres]
[Postcode en plaats]

[Datum]

Betreft: Offerteaanvraag [Product/Dienst]

Geachte heer Jansen,

Hierbij verzoek ik u om een offerte voor [product/dienst]. Ons bedrijf is op zoek naar een betrouwbare leverancier voor [specifieke behoefte].

Wij zouden graag een overzicht ontvangen van de prijzen en voorwaarden, evenals informatie over de levertijden. Indien mogelijk ontvangen we de offerte graag vóór [datum].

Mocht u nog vragen hebben, dan ben ik bereikbaar op [telefoonnummer] of per e-mail via [e-mailadres]. Ik zie uw reactie met interesse tegemoet.

Met vriendelijke groet,

[Jouw naam]
[Jouw functie]
[Jouw bedrijf]

Een zakelijke brief schrijven, hieronder enkele tips:

✅ Houd het kort en krachtig – Beperk je tot relevante informatie en vermijd lange zinnen.
✅ Gebruik een professionele toon – Beleefd en zakelijk, zonder overdreven formeel te zijn.
✅ Controleer spelling en grammatica – Een foutloze brief straalt professionaliteit uit.
✅ Wees concreet – Zorg dat je boodschap helder is en je brief geen overbodige details bevat.
✅ Gebruik een duidelijke opmaak – Zorg voor voldoende witruimte en gebruik een professioneel lettertype zoals Arial of Times New Roman.

Ben je klaar om de volgende stap in je carrière te zetten? Bekijk dan onze vacatures en vind de perfecte baan die bij jou past. Weet je nog niet precies welke richting je op wilt? Dien dan een open sollicitatie in. We staan klaar om samen met jou de beste kansen te ontdekken!